Succesvol inschrijven op aanbestedingen met je eigen team
Ik train en begeleid je, zodat je kennis en ervaring ontwikkelt om zelf betere inschrijvingen te doen. Op de TenderTandem.
Elk jaar schrijven jullie in op meerdere aanbestedingen
Maar het voelt elke keer weer als een intimiderende klus:
- Er is geen interne expert die ownership pakt.
- Een duidelijke structuur en strategie ontbreken.
- Soms hebben jullie het gevoel dat jullie maar wat doen.
- Het schrijven gebeurt naast jullie ‘echte’ baan.
- Elke keer is het weer stressen om de deadline te halen.
Als de aanbestedende dienst jullie zou beoordelen op de moeite die jullie erin steken, dan winnen jullie zeker. Maar ondanks het harde werk gaat de winst vaak naar de concurrent. In de beoordelingen krijgen jullie feedback terug waarvan je denkt: ‘Shit, dat was te voorkomen.’
Jullie hebben de ervaring, de bewijslast en de juiste oplossing voor de klant namelijk wél, alleen dit overbrengen op papier lukt niet. Inmiddels hebben er nog maar weinig mensen zin om de aanbestedingen te schrijven.
Ondertussen weten jullie hoe belangrijk het is dit goed te kunnen
Het aantal aanbestedingen groeit. En de omzet die een aanbesteding met zich meebrengt, loopt vaak in de tonnen. Dit is vaste omzet voor de komende 2 Ã 4 jaar, soms langer. Dit geldt ook voor sommige van jullie bestaande klanten. Om die samenwerking te verlengen, moet je vroeg of laat inschrijven op hun aanbestedingen. Zonde om die te verliezen door een onhandige inschrijving!
Dus als je vaker inschrijft én je winrate verhoogt van <30% naar 40% of hoger? Dat levert tonnen meer omzet op.
Dit hebben jullie misschien al geprobeerd
- Een externe inhuren zonder continuïteit. Een zzp'er of tenderbureau kent jouw organisatie niet. Voordat ze jullie USP's, tone of voice, bewijslast en interne verhoudingen snappen, ben je weken verder. En dat zijn uren die je betaalt. Is diegene niet beschikbaar voor de volgende aanbesteding, dan begin je met iemand anders weer vanaf nul. Ik ben zelf zzp'er en herken dit: soms zit mijn agenda vol, of ben ik lang bezig om de propositie van een klant echt te doorgronden. De kwaliteit lijdt eronder, de kosten lopen op, en intern bouwt niemand kennis op.
- De aanbesteding met AI schrijven. AI genereert tekst, geen overtuiging. Het kent jullie organisatie en propositie niet, verzint bewijslast of laat het weg, en produceert teksten die beoordelaars inmiddels herkennen. Aanbestedende diensten vragen steeds vaker om concrete bewijslast. Dat lever je niet met een prompt. En de tekst achteraf verbeteren? Mijn ervaring is dat dat nauwelijks lukt als je het denkproces zelf niet hebt doorlopen. Het resultaat: lagere scores op precies de criteria waar jullie het verschil hadden kunnen maken.
- Een eenmalige training volgen. Kennis opdoen is één ding, het toepassen in inschrijvingen een ander. Je leert aanbestedingen schrijven door het te doen, niet door erover te leren en zonder herhaling beklijft het niet. Zo leerde ik zelf het vak ook. Zonder begeleiding op de werkvloer verdampt kennis uit een training snel, en rendeert de investering niet.
Er is een slimmere, duurzamere manier
Namelijk: interne mensen die de inschrijvingen doen. Zij kennen jouw organisatie door en door. Uiteindelijk wil je misschien zelfs een tenderdesk of bidteam opzetten.
Ik help jullie om van binnenuit beter te worden in het inschrijven op aanbestedingen. Jullie wijzen iemand aan die verantwoordelijk wordt voor de inschrijvingen. Ik leid deze persoon op tot expert in aanbestedingen.
Ik ben Saar
In de afgelopen 5 jaar begeleidde ik bedrijven bij meer dan 100 aanbestedingen. Van de eerste strategiesessie tot aan de indiening. Ik zag wat werkt, wat niet werkt, en waarom goede organisaties toch verliezen. Die ervaring zet ik in om jouw team beter te maken in het inschrijven.
Wat levert dat op?
Hogere winrate
1 gewonnen aanbesteding meer is vaak tonnen meer omzet. Jullie omzet wordt voorspelbaarder.
Structuur in het tenderproces
Het inschrijvingsproces verloopt in meer rust.
Duurzame kennis
Jullie behouden een collega met waardevolle kennis op het gebied van aanbestedingen.
Winnende aanbestedingen werken als vliegwiel: elke nieuwe overheidsopdracht levert een referent op, waarmee je je kansen vergroot bij de volgende inschrijving. Zo opent succes de deur naar meer succes.
Klaar om op de tendertandem te stappen?
Plan een gratis en vrijblijvend intakegesprek om te ontdekken hoe de TenderTandem jullie team kan versterken.
Daan Cornelissen - Manager TenderOffice @ Ahrend
"Saar heeft meerdere tendertrajecten gedaan i.s.m. onze tenderoffice. Saar heeft weinig tijd nodig om de context van onze business te doorgronden, handelt proactief en reageert snel op vragen. In de samenwerking is ze kritisch op de inhoud en denkt actief mee hoe we tot "1+1=3" komen. Het eindresultaat is ook altijd naar tevredenheid: duidelijke teksten met een prettige lay-out die goed scoren."
Guido Anninga - Partner @ IMPROVEN
"Saar heeft ons ondersteund in een aantal tendertrajecten. Ze maakte zich de Improven-cultuur snel eigen en was daardoor direct vanaf de start echt onderdeel van onze tenderteams. Naast dat ze een superfijn mens is om mee samen te werken, werd me name haar constructieve kritische blik door ons gewaardeerd; Ze vraagt door en houdt vast aan kwaliteit. Ze is - op een goede manier - een 'pain in the ass'! Onze inschrijvingen zijn daardoor aanzienlijk scherper en to-the-point geworden door haar inbreng en suggesties. We willen zeker vaker met Saar samenwerken en bevelen haar van harte aan. Een echte professional!"
De TENDERTANDEM
Hoe ziet het traject eruit?
Training als basis
Je interne specialist leert de basis van het aanbestedingsvak - van gunningscriteria tot overtuigende beantwoording. Medewerkers die bijdragen aan inschrijvingen schuiven ook aan. Dit is de basis voor alles wat volgt.
Jullie proces op orde
We analyseren jullie tenderproces van begin tot eind: hoe signaleer je kansen, wie doet wat tijdens een inschrijving, en hoe borgen jullie kennis, zoals bewijslast, voor de volgende keer.
Begeleiding in de praktijk
De specialist doorloopt drie aanbestedingstrajecten met begeleiding, in afnemende intensiteit. Zo groeit de zelfstandigheid stap voor stap. Tot jullie het zelfstandig doen.
De Aanpak
Begeleiding in de praktijk - Stap voor stap
1
Gaan we inschrijven?
We analyseren de aanbestedingsdocumenten en beoordelen of de opdracht past bij jullie expertise en strategische doelen. Geen onnodige investering van tijd en middelen in kansloze trajecten.
2
Bepalen mensen die betrokken moeten worden
We identificeren en mobiliseren de interne experts en stakeholders die we nodig hebben voor de inschrijving.
3
Kick-off
We organiseren een gezamenlijke startbijeenkomst om de scope, deadlines, rollen en verantwoordelijkheden te bepalen. Het doel: een gedeeld begrip van de strategie en aanpak.
4
Vragen nota van inlichtingen voorbereiden
We verzamelen en formuleren gerichte vragen over onduidelijkheden in de aanbestedingsdocumenten om een compleet en accuraat beeld van de opdracht te krijgen.
5
Strategiesessie
We ontwikkelen een winnende strategie voor elk gunningscriterium. Hoe overtuigen jullie de aanbestedende dienst van jullie onderscheidende waarde?
6
Co-creatie tijdens schrijven
We werken samen aan de tekst. De focus ligt op: SMART schrijven en jullie onderscheidend vermogen overbrengen. Ook verzamelen we bewijslast en interviewen we collega's om goede info op te halen
7
Indiening
Is de inschrijving volledig en conform alle eisen? Indienen maar!
8
Voorbereiden presentatie
Indien van toepassing, ontwikkelen we samen een overtuigende presentatie die de kernboodschap en jullie USP's overbrengt. We bereiden het team dat naar de presentatie gaat voor.
9
Uitslag samen evalueren
We bespreken de uitslag, ongeacht het resultaat, de feedback van de aanbestedende dienst. Leer van successen en verbeterpunten voor toekomstige inschrijvingen.
MIJN diensten
TenderTandem
Door een combinatie van training en begeleiding, wordt jouw organisatie duurzaam en van binnenuit beter in het inschrijven op aanbestedingen.
bids&pieces
Je kan me nog steeds inhuren om het hele schrijfproces van een inschrijving te doen.
Klaar om op de TenderTandem te springen?